lunes, 30 de junio de 2008

GUIA 009

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 009
"Contabilizar Ajustes. Corte Mensual"

Concepto y Clasificación de Ajustes
:
1. El Ciclo Contable:
Concepto: El ciclo contable es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.
El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al público. Una auditoria le agrega credibilidad a los estados financieros.
Por lo general, se cometen errores al registrar los datos en libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de manera que sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el registro correcto.
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.

Partes del ciclo contable: El ciclo contable consta de las siguientes partes:
o Apertura: Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño, accionistas, socios registrados en el inventario general inicial, con el cual se elaboran el Balance General Inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura, que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.
o Movimiento: Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte, que permita su registro en el comprobante de diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad. El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el Balance de Prueba.
o Cierre: En esta etapa se elabora lo siguiente:
*Asiento de Ajuste: Registrado en el comprobante de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.
*Hoja de trabajo: Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los Estados Financieros: Balance General y Estado de Resultados.
*Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales o de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares. El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el Balance General inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.

Pasos del ciclo contable: Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:
1.- Balance General al principio del período reportado: Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del período anterior.
2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario: Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.
3.- Pase del diario al libro mayor: Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.
4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional): Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.
5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor: Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.
6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado.
7.- Elaboración de los estados financieros formales: Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados.
8.- Cierre de libros: Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.

Periodo contable: El periodo contable, como uno de los principios de Contabilidad considerados por nuestra legislación, se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.
Este principio supone que las operaciones económicas, así como los efectos de ellas derivados, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.
El existir del periodo contable, nos permite medir el desempeño de la empresa al compararlo con otros periodos. El periodo contable permite que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad. La información contable es útil cuando permite ser comparada, y es el periodo contable el que permite esa comparación. Es la comparación la que permite analizar la información contable, para con base a ella tomar las decisiones económicas y financieras
.

2. ¿Qué es un Ajuste?: Una vez que termina todo el proceso de registro en forma cronológica a lo largo de un periodo contable de todos los hechos económicos o transacciones en los libros de contabilidad, se inicia el proceso de ajuste para algunas cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparación de los estados financieros.
Este proceso contable, utilizado para determinar los resultados económicos del ejercicio, se realiza al final de cada periodo y se conoce como terminación del ciclo contable. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Como soporte se elabora una nota de contabilidad. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

Asientos de Ajuste: La mayoría de las transacciones están soportadas por documentos como recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas, consignaciones, etc. Estos documentos sirven para soportar, conservar y archivar en forma cronológica todas las transacciones y hacer posible la verificación de los hechos económicos.
Pero existen otras transacciones que no sólo afectan el periodo en que se realizan sino periodos posteriores; por ejemplo, cuando la empresa toma un crédito bancario expide una nota débito y carga en la cuenta corriente de la empresa el valor de estos intereses que pueden corresponder a varios periodos (trimestre, semestre, etc.)
La empresa, con una nota de contabilidad, registra este hecho en su momento con asientos ordinarios, como estos intereses corresponden a varios periodos, al final de cada mes debe reconocerse la parte del gasto correspondiente. Para estos casos, la empresa no cuenta con el documento de soporte que respalde el registro en los libros de contabilidad, que no sea el documento inicial de la transacción. Para ello, el departamento de contabilidad debe preparar periódicamente un documento interno (nota de contabilidad) que sirva de soporte para reconocer la realización del ingreso o la causación del gasto, según el caso. Estos registros que se preparan al final del mes se conocen como asientos de ajuste y tienen los siguientes fines:
*Registrar las transacciones o los hechos económicos que no se haya reconocido.
* Corregir los errores cometidos en asientos contables.

Estos asientos permiten registrar en los libros de contabilidad, entre otros, los ingresos realizados pendientes de cobro, los gastos causados sin pagar, las asignaciones de gastos pagados por anticipado que afecten el periodo corriente, causar el ingreso del periodo sobre los ingresos recibidos por anticipado, los gastos por depreciación, y la corrección de errores en los asientos contables. Permiten, además, la actualización de los saldos de las diferentes cuentas y facilitan la preparación de estados financieros ajustados a la realidad. Las transacciones que requieren ajuste son:
*Los hechos económicos que no solamente afectan el periodo en el cual tienen lugar sino periodos posteriores, como las depreciaciones de activos.
*Los gastos incurridos en el periodo que no hayan sido pagados.
*Las transacciones que a la fecha de corte no hayan sido registradas.
*Corrección de errores y omisiones.
*Reconocimiento de gastos financieros como diferencia en cambio, pérdida del poder adquisitivo de la moneda, etc.

Clasificación de los ajustes: Como se anotó, los asientos de ajuste tienen como finalidad:
· Ajustar las diferentes cuentas para preparar estados financieros más acordes con la realidad económica.
· Cumplir la norma técnica de la asociación de ingresos y egresos.
· Registrar los hechos económicos que no se hayan reconocido.
· Corregir los asientos incorrectos.

Con el fin de conocer su tratamiento contable y sus efectos en los estados financieros, los ajustes se pueden clasificar en:
*Ajuste por ingresos y gastos acumulados o causados:
o Ingresos realizados pendientes de cobro.
o Gastos acumulados causados por pagar.

*Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados:
o Ingresos diferidos.
o Gastos diferidos y pagados por anticipado.

* Ajustes por depreciaciones y amortizaciones.
* Corrección de errores y omisiones.

Los ajustes ordinarios son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo contable para llevar el saldo de una cuenta a su valor real:
· Caja: Al realizar arqueo de caja.
· Bancos: Al realizar conciliación bancaria.
· Provisiones y Deudas de Difícil Cobro: Al finalizar cada periodo mensual.
· Inventario de Mercancías: Al realizar el conteo físico de existencias.
· Depreciación Acumulada (Propiedad, Planta y Equipo): Al finalizar cada periodo mensual.
· Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos: Por amortización del valor causado.
· Ingresos Recibidos por Anticipado: Por amortización mensual.
· Ingresos por Cobrar: Al registrar mensualmente ingresos causados y no cobrados.
· Costos y Gastos por Pagar: Al registrar mensualmente gastos causados y no pagados.
· Provisiones para Obligaciones Laborales
: Al consolidar el valor de las prestaciones sociales adeudadas a los trabajadores.
Los ajustes extraordinarios son aquellos que no se realizan con mucha frecuenia en una empresa y especialmente se producen por la declaración de impuestos.

Hoja de Trabajo y Asientos de Cierre:
1. Asientos de cierre: Cuando finaliza el periodo contable, las empresas ajustan sus cuentas y cierran los libros de contabilidad para conocer los resultados de sus operaciones, la situación financiera y preparar los estados financieros.
Una vez que se encuentren debidamente ajustadas las cuentas en los libros de contabilidad, o sea cuando se han reconocido ingresos y gastos propios de cada periodo, corregidos todos los errores y omisiones, se inicia el proceso de cierre.
Este proceso final del ciclo contable tiene como objetivo determinar la utilidad o la pérdida del ejercicio, y culmina con los asientos de cierre.
· Los asientos de cierre tienen como propósito saldar o dejar en ceros todas las cuentas del estado de resultados.
· Estas cuentas, denominadas también cuentas transitorias o nominales, deben cerrarse al finalizar el ejercicio para hincar el siguiente periodo con saldo igual a cero.
· La metodología de los asientos de cierre implica que las cuentas de resultado que presentan saldo débito, como los gastos, deben acreditarse por el mismo valor y las cuentas transitorias con saldos crédito como los ingresos deben debitarse por idéntico valor.
· Al acreditar las cuentas de gastos para su cierre, debe debitarse de la cuenta ganancias y pérdidas por el mismo valor; mientras que al debitar las cuentas de ingresos, se debe acreditar la cuenta ganancias y pérdidas por igual valor.
· La cuenta ganancias y pérdidas es una cuenta temporal, cuyo fin es determinar si las operaciones realizadas por la empresa en el periodo arrojaron una utilidad si su saldo final es crédito, o una pérdida si su saldo final es débito en el periodo. Por tanto, también debe cerrarse al finalizar el periodo contable cancelando su saldo contra la cuenta de utilidad o pérdida del ejercicio.
Los registros de diario efectuados al finalizar un periodo, para cancelar las cuentas nominales, se denominan asientos de cierre. Para ello se toman los datos de la columna Ganancias y Pérdidas de la hoja de trabajo o los saldos del libro Mayor correspondientes a este grupo.

2.
Hoja de Trabajo:
Concepto:
La hoja de trabajo, llamada por algunos autores “papel de trabajo”, la cual se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el Estado de Resultados, los asientos de cierre y el Balance General.
La hoja de trabajo es un documento importante, pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro del ciclo contable. Es una herramienta utilizada en contabilidad para facilitar la mecánica de los asientos de ajuste y de cierre, que permite conocer en forma preliminar la situación financiera de la empresa al finalizar el mes.

Formato: El formato consta de las siguientes partes:
· Encabezamiento: formado por la razón social, NIT, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora.
· Secciones:
*Número de orden de las cuentas.
*Nombre de las cuentas con su código.
*Código de cuentas.
*Balance de Comprobación con débitos y créditos.
*Ajustes con débitos y créditos.
*Balance Ajustado con débitos y créditos.
*Ganancias y Pérdidas con débitos y créditos.
*Balance General con débitos y créditos.

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