GUIA 009

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 009

"Contabilizar Ajustes. Corte Mensual"

Concepto y Clasificación de Ajustes:

1. El Ciclo Contable:

Concepto: El ciclo contable es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.
El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al público. Una auditoria le agrega credibilidad a los estados financieros.
Por lo general, se cometen errores al registrar los datos en libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de manera que sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el registro correcto.
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.

Partes del ciclo contable: El ciclo contable consta de las siguientes partes:
o Apertura: Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño, accionistas, socios registrados en el inventario general inicial, con el cual se elaboran el Balance General Inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura, que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.
o Movimiento: Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte, que permita su registro en el comprobante de diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad. El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el Balance de Prueba.
o Cierre: En esta etapa se elabora lo siguiente:
*Asiento de Ajuste: Registrado en el comprobante de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.
*Hoja de trabajo: Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los Estados Financieros: Balance General y Estado de Resultados.
*Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales o de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares. El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el Balance General inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.

Pasos del ciclo contable: Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:
1.- Balance General al principio del período reportado: Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del período anterior.
2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario: Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.
3.- Pase del diario al libro mayor: Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.
4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional): Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.
5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor: Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.
6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado.
7.- Elaboración de los estados financieros formales: Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados.
8.- Cierre de libros: Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.

Periodo contable: El periodo contable, como uno de los principios de Contabilidad considerados por nuestra legislación, se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.
Este principio supone que las operaciones económicas, así como los efectos de ellas derivados, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.
El existir del periodo contable, nos permite medir el desempeño de la empresa al compararlo con otros periodos. El periodo contable permite que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad. La información contable es útil cuando permite ser comparada, y es el periodo contable el que permite esa comparación. Es la comparación la que permite analizar la información contable, para con base a ella tomar las decisiones económicas y financieras.

2. ¿Qué es un Ajuste?: Una vez que termina todo el proceso de registro en forma cronológica a lo largo de un periodo contable de todos los hechos económicos o transacciones en los libros de contabilidad, se inicia el proceso de ajuste para algunas cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparación de los estados financieros.
Este proceso contable, utilizado para determinar los resultados económicos del ejercicio, se realiza al final de cada periodo y se conoce como terminación del ciclo contable. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Como soporte se elabora una nota de contabilidad. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

Asientos de Ajuste: La mayoría de las transacciones están soportadas por documentos como recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas, consignaciones, etc. Estos documentos sirven para soportar, conservar y archivar en forma cronológica todas las transacciones y hacer posible la verificación de los hechos económicos.
Pero existen otras transacciones que no sólo afectan el periodo en que se realizan sino periodos posteriores; por ejemplo, cuando la empresa toma un crédito bancario expide una nota débito y carga en la cuenta corriente de la empresa el valor de estos intereses que pueden corresponder a varios periodos (trimestre, semestre, etc.)
La empresa, con una nota de contabilidad, registra este hecho en su momento con asientos ordinarios, como estos intereses corresponden a varios periodos, al final de cada mes debe reconocerse la parte del gasto correspondiente. Para estos casos, la empresa no cuenta con el documento de soporte que respalde el registro en los libros de contabilidad, que no sea el documento inicial de la transacción. Para ello, el departamento de contabilidad debe preparar periódicamente un documento interno (nota de contabilidad) que sirva de soporte para reconocer la realización del ingreso o la causación del gasto, según el caso. Estos registros que se preparan al final del mes se conocen como asientos de ajuste y tienen los siguientes fines:
*Registrar las transacciones o los hechos económicos que no se haya reconocido.

* Corregir los errores cometidos en asientos contables.

Estos asientos permiten registrar en los libros de contabilidad, entre otros, los ingresos realizados pendientes de cobro, los gastos causados sin pagar, las asignaciones de gastos pagados por anticipado que afecten el periodo corriente, causar el ingreso del periodo sobre los ingresos recibidos por anticipado, los gastos por depreciación, y la corrección de errores en los asientos contables. Permiten, además, la actualización de los saldos de las diferentes cuentas y facilitan la preparación de estados financieros ajustados a la realidad. Las transacciones que requieren ajuste son:
*Los hechos económicos que no solamente afectan el periodo en el cual tienen lugar sino periodos posteriores, como las depreciaciones de activos.
*Los gastos incurridos en el periodo que no hayan sido pagados.
*Las transacciones que a la fecha de corte no hayan sido registradas.
*Corrección de errores y omisiones.
*Reconocimiento de gastos financieros como diferencia en cambio, pérdida del poder adquisitivo de la moneda, etc.

Clasificación de los ajustes: Como se anotó, los asientos de ajuste tienen como finalidad:
· Ajustar las diferentes cuentas para preparar estados financieros más acordes con la realidad económica.
· Cumplir la norma técnica de la asociación de ingresos y egresos.
· Registrar los hechos económicos que no se hayan reconocido.
· Corregir los asientos incorrectos.

Con el fin de conocer su tratamiento contable y sus efectos en los estados financieros, los ajustes se pueden clasificar en:
*Ajuste por ingresos y gastos acumulados o causados:
o Ingresos realizados pendientes de cobro.
o Gastos acumulados causados por pagar.

*Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados:
o Ingresos diferidos.
o Gastos diferidos y pagados por anticipado.

* Ajustes por depreciaciones y amortizaciones.
* Corrección de errores y omisiones.

Los ajustes ordinarios son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo contable para llevar el saldo de una cuenta a su valor real:
· Caja: Al realizar arqueo de caja.
· Bancos: Al realizar conciliación bancaria.
· Provisiones y Deudas de Difícil Cobro: Al finalizar cada periodo mensual.
· Inventario de Mercancías: Al realizar el conteo físico de existencias.
· Depreciación Acumulada (Propiedad, Planta y Equipo): Al finalizar cada periodo mensual.
· Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos: Por amortización del valor causado.
· Ingresos Recibidos por Anticipado: Por amortización mensual.
· Ingresos por Cobrar: Al registrar mensualmente ingresos causados y no cobrados.
· Costos y Gastos por Pagar: Al registrar mensualmente gastos causados y no pagados.
· Provisiones para Obligaciones Laborales: Al consolidar el valor de las prestaciones sociales adeudadas a los trabajadores.

Los ajustes extraordinarios son aquellos que no se realizan con mucha frecuenia en una empresa y especialmente se producen por la declaración de impuestos.

Hoja de Trabajo y Asientos de Cierre:

1. Asientos de cierre: Cuando finaliza el periodo contable, las empresas ajustan sus cuentas y cierran los libros de contabilidad para conocer los resultados de sus operaciones, la situación financiera y preparar los estados financieros.
Una vez que se encuentren debidamente ajustadas las cuentas en los libros de contabilidad, o sea cuando se han reconocido ingresos y gastos propios de cada periodo, corregidos todos los errores y omisiones, se inicia el proceso de cierre.
Este proceso final del ciclo contable tiene como objetivo determinar la utilidad o la pérdida del ejercicio, y culmina con los asientos de cierre.
· Los asientos de cierre tienen como propósito saldar o dejar en ceros todas las cuentas del estado de resultados.
· Estas cuentas, denominadas también cuentas transitorias o nominales, deben cerrarse al finalizar el ejercicio para hincar el siguiente periodo con saldo igual a cero.
· La metodología de los asientos de cierre implica que las cuentas de resultado que presentan saldo débito, como los gastos, deben acreditarse por el mismo valor y las cuentas transitorias con saldos crédito como los ingresos deben debitarse por idéntico valor.
· Al acreditar las cuentas de gastos para su cierre, debe debitarse de la cuenta ganancias y pérdidas por el mismo valor; mientras que al debitar las cuentas de ingresos, se debe acreditar la cuenta ganancias y pérdidas por igual valor.
· La cuenta ganancias y pérdidas es una cuenta temporal, cuyo fin es determinar si las operaciones realizadas por la empresa en el periodo arrojaron una utilidad si su saldo final es crédito, o una pérdida si su saldo final es débito en el periodo. Por tanto, también debe cerrarse al finalizar el periodo contable cancelando su saldo contra la cuenta de utilidad o pérdida del ejercicio.
Los registros de diario efectuados al finalizar un periodo, para cancelar las cuentas nominales, se denominan asientos de cierre. Para ello se toman los datos de la columna Ganancias y Pérdidas de la hoja de trabajo o los saldos del libro Mayor correspondientes a este grupo.

2. Hoja de Trabajo:
Concepto: La hoja de trabajo, llamada por algunos autores “papel de trabajo”, la cual se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el Estado de Resultados, los asientos de cierre y el Balance General.
La hoja de trabajo es un documento importante, pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro del ciclo contable. Es una herramienta utilizada en contabilidad para facilitar la mecánica de los asientos de ajuste y de cierre, que permite conocer en forma preliminar la situación financiera de la empresa al finalizar el mes.

Formato: El formato consta de las siguientes partes:
· Encabezamiento: formado por la razón social, NIT, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora.
· Secciones:
*Número de orden de las cuentas.
*Nombre de las cuentas con su código.
*Código de cuentas.
*Balance de Comprobación con débitos y créditos.
*Ajustes con débitos y créditos.
*Balance Ajustado con débitos y créditos.
*Ganancias y Pérdidas con débitos y créditos.
*Balance General con débitos y créditos.

GUIAS 005-008

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 005

"Contabilizar los Recursos del Disponible"

ACTIVO. Descripción: Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que por lo general, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, con excepción de las Provisiones, las Depreciaciones y las Amortizaciones Acumuladas, que serán deducidas, de manera separada, de los correspondientes grupos de cuentas.
El ente económico deberá ajustar sus activos de acuerdo con el Sistema Integral de Ajustes por Inflación mensual o anualmente, de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.

DISPONIBLE. Descripción: Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la Caja, los depósitos en Bancos y otras entidades financieras, las Remesas en Tránsito y los Fondos.

INVERSIONES. Descripción: Comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias.
Las inversiones de capital adquiridas se registrarán por su costo de adquisición.
Las demás inversiones se debatirán por su valor nominal. Sin embargo, en caso de presentarse diferencias entre este último y el costo de adquisición, con el propósito de no quebrantar la norma contable básica de "VALUACION AL COSTO", tales diferencias se controlarán a través de cuentas auxiliares complementarias valuativas de la inversión, específicamente en los títulos en que se presente la diferencia. Para el efecto, se utilizarán los rubros Descuento Por Amortizar o Prima por Amortizar.

DEUDORES. Descripción: Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales. En este grupo también se incluye el valor de la provisión pertinente, de naturaleza crédito, constituida para cubrir las contingencias de pérdida la cual debe ser justificada, cuantificable y verificable.

INVENTARIOS. Descripción: Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser con­sumidos en la pro­ducción de bienes o servicios para su posterior comercializa­ción. Los inventarios comprenden las materias primas, productos en proceso y productos termi­nados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la pro­ducción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. Este grupo comprende todos aquellos artículos, materiales, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico. Los inventarios se deben ajustar por inflación.

ACTIVO FIJO. (PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO). Descripción: Este grupo comprende el conjunto de las cuen­tas que registran los bienes de cualquier naturaleza que se posean, con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus nego­cios o que se posean por el apoyo que prestan en la pro­ducción de bienes y servicios, por definición no desti­nados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil exceda de un año.

INTANGIBLES. Descripción: Comprende el conjunto de bienes inmateriales, representados en derechos, privilegios o ventajas de competencia que son valiosos por que contribuyen a un aumento en ingresos o utilidades por medio de su empleo en el ente económico; estos derechos se compran o se desarrollan en el curso normal de los negocios. Por regla general, son objeto de amortización gradual durante la vida útil estimada. Los activos intangibles adquiridos deben ser ajustados por inflación conforme a las disposiciones legales vigentes.

ACTIVOS DIFERIDOS. Descripción: Comprende el conjunto de cuentas representadas en el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente económico en el desarrollo de su actividad, así como aquellos otros gastos comúnmente denominados cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos futuros.
Son objeto de amortización o extinción gradual correspondiente a las alícuotas mensuales resultantes del tiempo en que se considera se va a utilizar o recibir el beneficio del activo diferido, bien sea mediante un crédito directo a la partida de activo o por medio de una cuenta de valuación, con cargo a resultados.

OTROS ACTIVOS. Descripción: Comprende aquellos bienes para los cuales no se mantiene una cuenta individual y no es posible clasificarlos dentro de las cuentas de activo claramente definidas en el PUC, tales como: antigüedades, pinturas, objetos de arte.

Los activos pueden clasificarse así:
Activos Corrientes: Es todo el dinero que se encuentra a la vista, o los bienes que se pueden convertir en dinero en un tiempo menor a un año.
Activo Fijo: Son elementos que pertenecen a la empresa por un tiempo indefinido y son necesarios para su operación, estos elementos no están para la venta.
Otros Activos: Son aquellos elementos que no pertenecen a las cuentas de activos corrientes ni activos fijos.

1. Activos Corrientes: Por definición, son considerados activos corrientes el efectivo y todas aquellas otras cuentas que se espera se conviertan, a su vez, en efectivo o que se hayan de consumir durante el ciclo normal de operaciones.
Los activos corrientes son de gran importancia en toda empresa puesto que es con ellos que la empresa puede operar, adquirir mercancías, pagar Nómina, adquirir Activos fijos, y pagar sus pasivos ente otros aspectos.
o Dinero en caja.
o Dinero en bancos.
o Cuentas por cobrar a clientes.
o Otras cuentas por cobrar recuperables en un año.
o Inventarios.
o Inversiones financieras recuperables en un año.
o Inversiones retornables en máximo un año, por ejemplo un CDT.

Manejo de caja:

o Control Interno del Efectivo: Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
· División del trabajo.
· Delegación de autoridad.
· Asignación de responsabilidades.
· Promoción de personal eficiente.
· Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo. Un buen sistema de control interno ayuda a evitar el fraude y el robo.

o Arqueo de Caja: El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

o Efectivo: Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una organización para cubrir sus inmediatas obligaciones. El efectivo es el dinero depositado en banco y cualquier renglón que se busquen, que los bancos acepten en depósitos.
Todo negocio necesita suficiente efectivo para pagar sus cuentas. Un negocio que se queda sin efectivo se verá forzado a cerrar sus puertas. En una compañía bien manejada, las entradas diarias de efectivo se depositan rápidamente en el banco.
El manejo del efectivo se refiere a la plantación, control y contabilización de las transacciones y de los saldos de efectivo. Debido a que el efectivo se mueve tan fácilmente entre las cuentas bancarias y otros activos financieros.
El manejo del efectivo significa realmente el manejo de todos los recursos financieros.

o Flujo de efectivo: El flujo de efectivo es un es estado proyectado de las entradas y salidas de efectivo en un periodo determinado y se realiza con el fin de conocer la cantidad de efectivo que requiere el negocio para operar durante un periodo determinado, como puede ser una semana, mes, trimestre o año. Definido también como un Estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y la disponibilidad de fondos a una fecha determinada.
El Estado de Flujos de Efectivo es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. El efectivo está conformado por el dinero disponible en caja y en bancos, y el equivalente de efectivo por los depósitos e inversiones con vencimiento no superior a 3 meses. Las entradas de efectivo constituyen un aumento y las salidas una disminución.
El flujo de efectivo permite:
*Tomar la decisión del mejor mecanismo de inversión a corto plazo cuando exista un excedente de efectivo.
*Tomar las medidas necesarias para definir la fuente de fondeo cuando exista un faltante de efectivo como puede ser el manejar recursos del propietario, o en su caso iniciar los trámites necesarios para obtener préstamos que cubran dicho faltante y permitan la operación continua de la empresa.
*Cuándo y en que cantidad se deben paga préstamos adquiridos previamente.Cuándo efectuar desembolsos importantes de dinero para mantener en operación a la empresa.
*De cuanto se puede disponer para pagar prestaciones adicionales a los empleados como son el aguinaldo, vacaciones, reparto de utilidades, etcétera.
*Con cuanto efectivo se puede disponer para asuntos personales sin que afecte el funcionamiento normal de la empresa.
Para elaborar un flujo de efectivo, deberá hacerse una lista en la que se estime por adelantado todas las entradas y salidas de efectivo para el periodo en que se prepara el flujo. Una vez que se elabora el flujo de efectivo, sirve para la toma de decisiones y poder controlar eficientemente a la empresa para obtener mejores resultados.

o Caja menor: La caja menor debe cubrir aquellos gastos urgentes, imprescindibles, imprevistos e inaplazables para la adecuada marcha de la administración. La caja menor consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos. El establecimiento de dicho fondo se hace mediante retiro en cheque de la cantidad convenida. La caja menor es un fondo de dinero en efectivo necesario para soportar la operación del negocio cancelando gastos menores e imprevistos que por su valor y la necesidad urgente de su ejecución, no justifica realizar el trámite de pagar con cheque.El Control Interno de la Caja Menor debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
· Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja menor. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
· Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.
· Debe haber una sola persona responsable de la caja menor. Ésta persona no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
· La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
· El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja menor.
· Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

Manejo de Bancos:
o Conciliación Bancaria: La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario: XXX

(-) Cheques pendientes de cobro XXX

(-) Notas crédito no registradas XXX

(+) Consignaciones pendientes XXX

(+) Notas debito no registradas XXX

(±) Errores en el auxiliar XXX

= Saldo en libros. XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa y las notas crédito significan un ingreso para la empresa. La conciliación no busca en ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

o Extractos Bancarios: Después de abrir una cuenta corriente, normalmente se recibe un extracto mensual del banco que indicará la actividad o movimientos de la cuenta durante un determinado plazo. Hay que leer el extracto cuidadosamente para entender cuál fue la actividad financiera en el mes. Hay que buscar siempre la siguiente información:
1) Fechas que cubre ese extracto.
2) El saldo inicial debe ser el mismo que el saldo final del último mes.
3) El número total de depósitos que se hicieron durante el mes y el total.
4) El número total de retiros que se hicieron durante el mes y el total.
5) La actividad en cajeros automáticos durante el mes y cualquier cargo en que se haya incurrido por usar los de otros bancos.
6) La actividad de la tarjeta débito. ¿Coincide cada cargo individual con el total registrado en el estado de cuenta?
7) Los cheques que se giraron durante el mes se han registrado en forma apropiada en el registro de la chequera y son los mismos que el banco detalla en el estado de cuenta.
8) De los cheques que se hicieron durante el mes, ¿cuántos se han cobrado?
9) Otros depósitos y créditos a la cuenta.

Inversiones:
1.Normas sobre los activos (Art. 61, Inversiones): Las inversiones están representadas en títulos valores y demás documentos a cargo de otros entes económicos, conservados con el fin de obtener rentas fijas o variables, de controlar otros entes o de asegurar el mantenimiento de relaciones con estos.
Cuando representan activos de fácil enajenación, respecto de los cuales se tiene el propósito de convertirlos en efectivo antes de un año, se denominan inversiones temporales. Las que no cumplen con estas condiciones se denominan inversiones permanentes.
El valor histórico de las inversiones, el cual incluye los costos ocasionados por su adquisición tales como comisiones, honorarios e impuestos, una vez reexpresado como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, debe ser ajustado al final del período al valor de realización, mediante provisiones o valorizaciones.
Para este propósito se entiende por valor de realización de las inversiones de renta variable, el promedio de cotización representativa en las bolsas de valores en el último mes y, a falta de este, su valor intrínseco.
No obstante, las inversiones en subordinadas, respecto de las cuales el ente económico tenga el poder de disponer que en el período siguiente le transfieran sus utilidades o excedentes, deben contabilizarse bajo el método de participación, excepto cuando se adquieran y mantengan exclusivamente con la intención de enajenarlas en un futuro inmediato, en cuyo caso deben contabilizarse bajo el método de costo.
Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, normas especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúen a su valor presente.
PARAGRAFO. Cuando la contabilización de una inversión, conforme a este articulo, deba cambiarse de método, los efectos de tal cambio deben reconocerse prospectivamente.

o Inversiones (12): Comprende las cuentas que registran en acciones, cuotas o partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir disposiciones legales o reglamentarias.

2.Inversiones: Las inversiones bien sea a corto o a largo plazo, representan colocaciones que la empresa realiza para obtener un rendimiento de ellos o bien recibir dividendos que ayuden a aumentar el capital de la empresa. Las inversiones a corto plazo si se quiere son colocaciones que son prácticamente efectivas en cualquier momento a diferencia de las de largo plazo que representan un poco mas de riesgo dentro del mercado.
Inversiones temporales. Generalmente las inversiones temporales consisten en documentos a corto plazo (certificados de deposito, bonos tesorería y documentos negociables), valores negociables de deuda (bonos del gobierno y de compañías) y valores negociables de capital (acciones preferentes y comunes), adquiridos con efectivo que no se necesita de inmediato para las operaciones. Estas inversiones se pueden mantener temporalmente, en vez de tener el efectivo, y se pueden convertir rápidamente en efectivo cuando las necesidades financieras del momento hagan deseable esa conversión.
Inversiones a largo plazo: Son colocaciones de dinero en las cuales una empresa o entidad, decide mantenerlas por un período mayor a un año o al ciclo de operaciones, contando a partir de la fecha de presentación del balance general.

o Contabilidad de valores negociables: Son aquellas inversiones financieras que su propiedad puede ser transmitida e, incluso, pueden ser objeto de cotización en un mercado secundario (mercado bursátil)Existen dos tipos:
üValores negociables de renta variable, como son las acciones y otro tipo de participaciones en capital.
Las acciones y otras participaciones en capital se denominan valores de renta variable porque su tenencia permite al adquirente obtener rendimientos en forma de dividendos, cuya cuantía depende del beneficio alcanzado por la empresa emisora de las mismas. Esta rentabilidad no está prefijada a fecha de compra de las acciones.
üValores negociables de renta fija, tales como obligaciones y bonos.
Las obligaciones y bonos y letras del tesoro son valores de renta fija ya que a fecha de adquisición se garantiza al propietario un rendimiento fijo o interés.

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 006

"Contabilizar la Nómina"

Contrato de Trabajo:
1. Concepto de trabajo: El trabajo que regula este código es toda actividad humana libre, ya sea material o intelectual, permanente o transitoria, que una persona natural ejecuta conscientemente al servicio de otra, y cualquiera que sea su finalidad, siempre que se efectúe en ejecución de un contrato de trabajo. (Art. 5 C.S.T)

Definición de contrato de trabajo: De acuerdo con la ley laboral colombiana, un contrato es un acuerdo entre una persona natural el cuál se obliga a prestar un servicio a otra (natural o jurídica) bajo continua supervisión, cumpliendo órdenes e instrucciones y recibiendo por su labor, una remuneración.
Podemos decir que un contrato es el acuerdo entre el empresario y el trabajador en el que se detallan las condiciones en las que un trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del empresario y bajo su dirección, a cambio de una retribución o sueldo.
1. Contrato de trabajo es aquél por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
2. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera, patrono o empleador, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, Salario. (Art. 22 C.S.T).

Partes:
*El trabajador, o sea quien presta el servicio.
*El empleador, o sea quien ordena el servicio y paga el salario. Puede ser una persona natural o una persona jurídica.

2. Elementos constitutivos o esenciales del contrato: Para que exista un contrato de trabajo es indispensable que se den o se presenten las siguientes condiciones o los siguientes tres elementos:

a) La prestación de un servicio personal: La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo; este elemento implica la realización de una labor por parte de una persona natural, a favor o en beneficio de otra persona que bien puede ser natural o jurídica. Es el individuo de la especie humana, como tal, quien debe hacer el trabajo para el cual se comprometió.

b) La subordinación jurídica o continuada dependencia: La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a éste para exigirle el cumplimiento de órdenes e instrucciones, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle condiciones o reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato y la obligación para éste de acatarlas, situación que debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos *(mínimos)* del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país.

c) Remuneración o Salario: Retribución del servicio prestado: Es un derecho del trabajador y una obligación ineludible del empleador de brindar una contraprestación económica por la actividad que el empleado desarrolla. La remuneración o Salario puede ser en efectivo o en especie, caso en el cual el Salario en especie no puede superar el 50% del total del Salario, y tratándose del Salario mínimo, máximo se puede pagar en especie hasta un 30%. La remuneración denominada Salario, puede pagarse en periodos diarios, semanales, quincenales y como máximo mensuales.

3. Clases de Contrato de trabajo: En la actualidad existen varias modalidades de contratos y se clasifican según su forma o duración, así:

Por su Forma: El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito; para su validez no requiere forma especial alguna, salvo disposición expresa en contrario.
· Contrato verbal: Como su nombre lo indica, es el que se celebra de palabra y tiene lugar cuando por simple acuerdo expresado oralmente, empleador y trabajador se han puesto de acuerdo sobre la índole del trabajo, el lugar donde ha de prestarse el servicio y la duración del mismo, así como la cuantía y la forma de remuneración y los periodos que regulen su pago. Éste tipo de contratos, por no ser escritos, se asumen como indefinidos. Para darle fin al contrato, la parte interesada debe enviarle a la otra un preaviso no inferior a 30 días calendario informándole la terminación de dicho contrato, la cuál debe ir por escrito para efectos de constancia o pruebas ante un proceso judicial.

· Contrato escrito: Es el que consta en un documento firmado por las partes, en el cual están incluidas todas las condiciones del mismo y debe contener necesariamente, fuera de las cláusulas que las partes acuerden libremente, las siguientes: la identificación y domicilio de las partes; el lugar y la fecha de su celebración; el lugar en donde se haya contratado el trabajador y en donde haya de prestar el servicio; la naturaleza del trabajo; la cuantía de la remuneración, su forma y períodos de pago; la estimación de su valor, en caso de que haya suministros de habitación y de alimentación como parte del salario; y la duración del contrato, su desahucio y terminación.

Por la duración: Según el término de duración, los contratos pueden ser:
· Contrato de trabajo a término fijo: Este tipo de contratos contempla una duración entre mínimo un día y máximo tres años, según acuerden las partes. Es indispensable que el contrato quede por escrito; debe respetar el rango de tiempo establecido por la Ley 50 de 1.990, y para la terminación del contrato se recomienda dejar por escrito el preaviso correspondiente de mínimo 30 días, es decir, que la parte interesada avise a la otra su determinación de no prorrogarlo, con una antelación no inferior a treinta días (calendario) a la fecha de vencimiento del término estipulado. Si se omite este preaviso o no se surte dentro de la oportunidad legal, el contrato se entiende renovado por un periodo igual al inicialmente pactado, y así de manera sucesiva. Los contratos de trabajo cuya duración sea igual o inferior a treinta días no requieren preaviso alguno para su terminación.
Cuando el periodo de tiempo del contrato es inferior a un (1) año, el periodo de prueba debe ser la quinta parte del tiempo acordado. Este tipo de contrato puede ser renovado hasta por tres (3) veces y por periodos iguales o superiores al inicial.Puede presentarse que el contrato sea superior a un (1) año. En este caso debe cumplir las mismas condiciones y para su renovación aplica una prórroga por el mismo tiempo del contrato inicial.

· Contrato de trabajo a término indefinido: La característica principal de éste contrato es que no tiene fecha de terminación. Las partes pueden darlo por terminado cuando lo decidan ya sea de manera unilateral, o por falta grave al reglamento o normas internas de la Empresa, que amerite su cancelación.
Para la terminación del contrato, de común acuerdo, se recomienda pasar a la otra parte el preaviso al igual que en los demás tipos de contrato. Este es el más común de los contratos. No requiere forma escrita, aunque es más aconsejable para conveniencia de las parte para fines probatorios, hacer constar los contratos de trabajo por escrito, aunque sea de aquellos que no se exige dicha formalidad, ya que así se facilita demostrar las condiciones y existencia del contrato. El acuerdo escrito sobre periodo de prueba puede pactarse hasta por dos mese, es decir, puede acordarse por un mes o menos. Lo usual son dos meses.

· Contrato ocasional, accidental o transitorio de trabajo: Este contrato no debe ser superior a 30 días y debe ser por una labor específica diferente a las actividades comunes de la Compañía. El trabajador recibe la remuneración acordada y al terminar no tiene derecho a ningún tipo de prestación, salvo en caso de un accidente, la empresa está en la obligación de prestarle los servicios de salud que requiera. De la misma manera puede ser renovable sin exceder los treinta días (30) días del contrato inicial.
Es el caso de un plomero que se contrata para que en diez días arregle un tanque de agua o la persona que se contrata por veinte días para que pinte la fábrica por una empresa dedicada a la producción de gaseosas. Estos trabajos serán un verdadero contrato ocasional o transitorio, por cuanto la actividad que va a desarrollar el trabajador es totalmente ajena a las actividades normales del empleador.

· Contrato por duración de la obra o labor: El contrato dura tanto como dure la obra o labor encomendada. Esta clase de contrato es muy común en las empresas de ingeniería o de montajes y ampliamente utilizada en empresas de construcción o actividades sujetas a contratos especiales con terceros que exigen incremento de personal únicamente para una obra o labor concreta y en proporción al avance mismo de la obra. Requiere que se pacte por escrito y que en él se estipule con gran claridad la naturaleza de la obra o labor contratada. Para que u contrato de obra no se transforme en un contrato a término indefinido, se deben pagar los salarios y prestaciones adeudados tan pronto termine el contrato. Si se hace necesario firmar un nuevo contrato de obra con el mismo trabajador, debe tener causa y objeto diferentes.

3. Período de prueba: Es optativo y, de acordarlo, debe constar por escrito; esto quiere decir que no es necesario suscribir un contrato de trabajo basta con elaborar un documento donde se pacte la iniciación de labores y el término acordado como periodo de prueba, el cual no puede exceder de sesenta días. Periodo de prueba es la etapa inicial de algunos contratos de trabajo que tiene por objeto que los contratantes establezcan un periodo de ensayo para saber si las condiciones de trabajo se acomodan a las aspiraciones de las partes, además de apreciar las aptitudes del trabajador, y por parte de éste, la conveniencia de las condiciones de trabajo.
Como la ley nos informa que el periodo de prueba no podrá excederse de dos meses, bien puede el empleador pactar con el trabajador un periodo de prueba inferior a este término o eximir al trabajador del periodo de prueba, cuando sus servicios ya sean conocidos o haya laborado con anterioridad en la empresa.

4. Jornada de trabajo: La jornada laboral ordinaria en Colombia es de máximo 48 horas semanales las cuales pueden ser distribuidas de lunes a viernes o de lunes a sábado.La jornada diurna es entre las seis de la mañana y las 10 de la noche. Las horas trabajadas por fuera de la jornada habitual se remuneran como horas extras. Los porcentajes se liquidan sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas. Las horas extras de trabajo no pueden exceder de 2 horas diarias y 12 horas a la semana.Adicionalmente, trabajador y empleador pueden convenir como día de descanso obligatorio el sábado y será reconocido como descanso dominical en todos sus aspectos legales. Los empleadores no están obligados a pagar horas extras a aquellos trabajadores que ostenten cargos de dirección, confianza y manejo.
- Jornada laboral flexible: Trabajador y empleador pueden acordar la organización de turnos de trabajo sucesivos, todos los días de la semana, que no excedan de seis horas diarias y 36 a la semana. Igualmente, pueden acordar que la jornada diaria sea flexible, de forma que a la semana se completen las 48 horas, distribuidas en máximo seis días, así el número de horas diarias laboradas puede repartirse en la semana con un mínimo de cuatro horas diarias y un máximo de 10 horas diarias. En tal evento, no habrá lugar a recargo por trabajo suplementario cuando éstas no superen las 48 semanales y se laboren en la jornada diurna.

5. Terminación: Existen tres grupos de motivos para que el contrato de trabajo termine:
· Por las causas legalmente definidas y que no generan indemnización alguna.
· Por las justas causas contempladas en la ley, en el reglamento interno de trabajo y en el contrato de trabajo.
· Sin justa causa, que genera automáticamente el derecho a la indemnización establecida en el artículo 6 de la ley 50/90.
El contrato de trabajo puede terminar legalmente por las siguientes causas:
a) Muerte del trabajador.
b) Mutuo consentimiento.
c) Expiración del plazo fijo pactado.
d) Terminación de la obra o labor contratada.
e) Liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento.
f) Suspensión de labores por parte del empleador por más de 120 días.
g) Sentencia ejecutoriada.
h) Decisión unilateral del empleador o del trabajador, cuando exista una justa causa para ello.
i) No presentación del trabajador a sus labores al desaparecer la causa de suspensión de contrato.
j) Incapacidad total del trabajador.
k) La renuncia del trabajador.
l) El despido indirecto o auto despido por culpa del empleador.
La terminación debe hacerse siempre por escrito, sea el empleador o el trabajador quien da por terminado el contrato. Es más fácil probar las razones que mediaron para tomar la determinación, cuando existe una comunicación por escrito que cuando dicho documento no se hizo.

Generalidades, Liquidación y Contabilización de la Nómina:
1. Nómina: La nómina es un sistema de contabilidad manual que consiste en una relación nominal de cada uno de los individuos que en una oficina deben percibir haberes.
La preparación de cheques de nómina constituye una función generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados, adiciones de nómina y demás datos relacionados con el personal. Se puede decir que la Nómina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones.
En la nomina va escrita la lista de personas que trabajan en una oficina, el sueldo de cada persona, las prestaciones que la empresa hace a estos.
La nómina es un documento en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un periodo determinado, ya sea por semana, quincena o mes.
Las empresas deben hacer efectivo el pago de los salarios de sus empleados, bien sea semanal, quincenal o mensualmente, como retribución a la actividad laboral realizada por ellos. La nómina es un documento interno en el cual se registra en forma detallada, la liquidación del salario de cada empleado de una empresa.

El formato de la nómina contiene lo siguiente:
*Encabezamiento, con el nombre del empleador, el nombre del documento y el periodo de pago.
*Esquema central, con dos partes:
Primera parte:
1. Nombre y cargo del trabajador.
2. Días laborados.
3. Valor devengado.
4. Deducciones.

5. Neto pagado.
6. Firmas y documentos de identidad de los empleados.
Segunda parte:
1. Aportes parafiscales, salud, riesgos profesionales y fondo de pensiones.

2. Apropiaciones para prestaciones sociales.
3. Firmas de quien elabora, revisa y aprueba.

Información General:
1. Razón social de la empresa.
2. Periodo que cubre.
3. Número de orden.
4. Nombres de los trabajadores.
5. Valor de la asignación mensual.
6. Días laborados por cada trabajador.

Información Contable:
1. Devengado: Sueldo, auxilio de transporte, pago de dominicales y festivos, pago de horas extras, recargos nocturnos, bonificaciones, comisiones, viáticos, participaciones, primas extralegales.
2. Deducciones: Liquidación de Aportes para salud, liquidación de aportes de pensiones, retención en la fuente, otras deducciones (fondos de empleados, cooperativas, préstamos y cuotas sindicales, entre otras).
3. Apropiaciones: Aportes parafiscales (ICBF, SENA, Caja de Compensación Familiar), prestaciones sociales (Cesantías, Intereses sobre cesantías, prima de servicios y vacaciones).

Información salarial 2008:
· Salario mínimo: $461.500.

· Auxilio de transporte: $55.000.

· Salario mínimo integral: $ 5.999.500 ($ 4.615.000 salario y $ 1.384.500 prestaciones)
· Pagos Parafiscales:

Sena 2%;

ICBF 3%;

Cajas de Compensación Familiar 4%
· Cargas Prestacionales:
Cesantía 8.33% (Salario* numero de días trabajados /360).

Prima de servicios 8.33% (Salario* numero de días trabajados /360).

Vacaciones 4.17% (Salario (Sin Auxilio de transporte) * numero de días trabajados /720)Intereses sobre las Cesantías 1% mensual Liquidación= Cesantías * Días Trabajados * 12% /360
· Seguridad social:
Salud Empresa 8.5% Empleado 4%

Pensión:Empresa 12% Empleado 4% Total 16%

Riesgos Profesionales: 0.522% Empresa.

· Recargos por trabajo nocturno, suplementario y descansos remunerados:
Recargo nocturno. Hora ordinaria x 1.35

Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m. y las 10:00 p.m.Hora ordinaria x 1.25

Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m.Hora ordinaria x 1.75

Hora ordinaria dominical o festivo. Hora ordinaria x 1.75

Hora extra diurna en dominical o festivo. Hora ordinaria x 2.00

Hora extra nocturna en dominical o festivo. Hora ordinaria x 2.50
Hora dominical o festiva nocturna. Hora ordinaria x 2.10

· Día ordinario: Salario básico mensual / 30 días.
· Hora ordinaria: Salario básico mensual / 30 días / 8 horas.

· Ingreso Base de Cotización (I.B.C): Total Devengado – Auxilio de transporte.
Salario integral: 70% del total devengado.
· Retención en la fuente:Quienes durante el año 2008 devenguen un promedio de $2.940.350 mensuales serán objeto de retención en la fuente por ingresos laborales, sólo si después de aplicada la exención del 25% y disminuido el 5% de sus aportes obligatorios a pensiones y fondo de solidaridad, el resultado es igual o superior a 2.095.000
I.B.C. – Pensión – F.S. *75% (Base de retención o Base gravable)
UVT: 22054
Formula: Base de retención/ UVT=X
Se tiene en cuenta el procedimiento teniendo en cuenta la tabla de retención en la fuente para ingresos laborales que expide la DIAN.

· Neto pagado: Total devengado – Total deducido.
· Apropiaciones: Se totaliza la nómina para realizar las correspondientes apropiaciones.
· Aportes parafiscales: Total Devengado – Auxilio de Transporte.
Salario Integral: 70% del Total Devengado.
· Prestaciones sociales: Total Devengado.
· Fondo de Solidaridad: Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios mínimos paga un 1% adicional al obligatorio para pensiones para el Fondo de Solidaridad.
Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un 1.40% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un 1.60% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un 1.80% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional al obligatorio para pensiones.

Terminación Contrato de Trabajo:
o Liquidación del Contrato de Trabajo: Al terminar un contrato de trabajo, la empresa debe reconocer a favor del trabajador los salarios y prestaciones sociales que tenga derecho, de acuerdo con la legislación vigente. Cuando el contrato se da por terminado sin justa causa, debe pagarse, además de los salarios y prestaciones sociales, la indemnización correspondiente de acuerdo con el tiempo laborado. Un Contrato de trabajo se liquida en los siguientes casos:
1. Finalización el tiempo pactado en el caso de los contratos de trabajo a término fijo.
2. Retiro del trabajador por jubilación.
3. Terminación unilateral por cualquiera de las partes en cualquier momento. Aplica para contratos a término fijo y para indefinidos.Al momento de liquidar el Contrato de trabajo, se deben liquidar las respectivas Prestaciones sociales, al igual que pagar todos conceptos relacionados con los Aportes Parafiscales y de Seguridad social.

o Liquidación de Prestaciones Sociales: Las prestaciones sociales se liquidan y se pagan a la terminación del contrato o en una fecha determinada, de acuerdo con la legislación. Para contabilizar el pago se debita la cuenta Provisión para Obligaciones Laborales, se acredita Bancos y al final del mes se hace el ajuste, si es necesario.
El valor de la provisión debe causarse mensualmente y registrarse en la cuenta Provisión para Obligaciones Laborales; al cierre del periodo contable, una vez efectuados los ajustes a las liquidaciones mensuales, se trasladan los saldos del periodo a las cuentas de prestaciones sociales consolidadas: cesantías, primas, intereses y vacaciones.

*Prima de servicios: En virtud del contrato de trabajo, en los mese de junio y diciembre, el empleador debe liquidar y pagar la prima de servicios correspondiente a los trabajadores que tengan este derecho.
*Vacaciones: Al cumplir cada año de labores, el trabajador tiene derecho a disfrutar de 15 días hábiles de vacaciones liquidadas sobre el último salario devengado, sin incluir el auxilio de transporte.
*Cesantías: Todo trabajador tiende derecho a una cesantía equivalente a un salario promedio mensual devengado por cada año y proporcionalmente por fracción de año laborado.

-Régimen anterior a la Ley 50 de 1990: Bajo este régimen, el empleador liquida a 31 de diciembre de cada año las cesantías de sus trabajadores y las paga cuando el trabajador se retira de la empresa o paga parcialmente cuando las solicite para solucionar problemas de vivienda o educación, teniendo en cuenta los requisitos establecidos el la ley laboral.
-Liquidación cesantías según Ley 50 de 1990: La empresa liquida anualmente el valor de las cesantías causadas en el año hasta el 31 de diciembre y las consigna en los fondos de cesantías elegidos por cada trabajador, antes de 15 de febrero del año siguiente al de corte de liquidación.

*Intereses sobre cesantías: El trabajador tiene derecho a percibir intereses sobre el valor de la cesantía causada, a razón del 1% mensual.
La empresa liquida anualmente el valor de los intereses sobre cesantías causadas a 31 de diciembre y los paga a más tardar el 31 de enero del año inmediatamente siguiente al de fecha de corte.

o Indemnizaciones: es la cantidad (días por año trabajado) que la empresa tiene que pagar al trabajador cuando finaliza el contrato temporal, no en todas las modalidades (como veremos más adelante en las distintas modalidades de contrato) o en algunos casos de despido.

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 007

"Contabilizar Operaciones de Cartera"

1. Concepto de Cartera: Es el conjunto de los derechos adquiridos en el desarrollo de todas sus operaciones por una empresa.

Cuentas que conforman la Cartera: El manejo de la cartera de una empresa implica tener conocimientos claros sobre las diversas cuentas que la conforman y el manejo que debe aplicar a cada una de ellas. Las cuentas que conforman la cartera de la empresa están ubicadas en el grupo 13 del PUC. De naturaleza DEBITO. Representan los derechos adquiridos por las operaciones a crédito y/o préstamos otorgados, u otras análogas. Las cuentas Deudoras se clasifican en:
o Comerciales: Representan las cuentas y documentos a cargo de clientes, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios.
o No Comerciales: Incluye todas las operaciones que no representan la actividad normal de la empresa. Ejemplo: préstamos a socios o empleados, reclamos por cobrar, etc.

Cartera morosa: Cuando una deuda no es pagada en el plazo convenido se le considera vencida. Se considera morosa cuando se han agotado los recursos para su recuperación y hay incidencia en el no pago. El mínimo de días de mora se cuentan a partir de la fecha de vencimiento y la fecha de pago de la deuda vencida.
Intereses moratorios: Son los que se generan por el incumplimiento del pago de una obligación, es decir, luego de cumplido el término de vencimiento. El interés por mora no debe exceder la tasa máxima legal establecida por la ley.

Provisión para deudas de difícil recaudo: Cuando hablamos de Provisión significa un sinónimo de protección, es decir un valor que se asigna sobre las bases de un porcentaje determinado por la ley que permite proteger las deudas que se consideran de difícil recuperación. El cálculo y la contabilización de la Provisión de Cartera es una tarea esencial en todas las empresas que tienen un sistema de ventas a crédito; por lo tanto el Auxiliar de Cartera debe estar capacitado para llevarla a cabo.

Análisis de Vencimientos: Se refiere al estudio que se hace de cada uno de los clientes con respecto a las ventas a crédito realizadas por la empresa. Este estudio se hace en el Departamento de Crédito y Cobranzas para llevar el control de cada cliente con el objeto de controlar la edad de cada saldo, señalando aquellos que requieran mayor atención y tomar las acciones del caso. Sirve de anexo al Balance. De igual forma nos muestra los saldos vencidos y no vencidos, según el tiempo y porcentajes fijados por las normas tributarias vigentes, sirve de anexo para la Declaración de Renta y Complementarios.

2. Crédito: Es una forma de transacción comercial basada en la confianza que se le otorga a una persona o empresa, por lo cual se transfiere o se obtiene, en forma real, bienes o servicios, con la promesa de pago en dinero efectivo o con otros bienes, en una u otras fechas determinadas, según acuerdo de obligaciones recíprocas. El crédito es una promesa de pago, implica el cambio de riqueza presente por riqueza futura.
Un crédito es el derecho de obtener un valor presente (bienes, servicios, efectivo) mediante la promesa futura de un pago. Tres condiciones para su otorgamiento:
o Se plaza un tiempo para el pago
o Un interés o ganancia para el vendedor
o Intercambio (Contraprestación).

Modalidades.
o Venta a plazo de un producto por el cual un individuo adquiere ahora lo que necesita y promete pagarlo en un futuro.
o Un individuo pide prestado dinero, efectúa su compra al contado y promete devolver el dinero en el futuro.

Clases.
o Según el otorgante:
- Bancario: Bancos. Instituciones crediticias.
- No Bancario: Prestamistas particulares.
-Comercial: Crédito que obtiene el comprador directamente del proveedor

o Según el beneficiario:
- Público: (gobierno - personas).
- Privado: (entre personas).

o Según el destino:
-De producción: Crédito aplicado a la agricultura, ganadería, pesca, comercios, industrias y transporte de las distintas actividades económicas.
-De consumo: Se concede para facilitar la adquisición de bienes.

o Según el plazo:
-A corto plazo: (30-180 días)
-Mediano plazo: (180-360 días)
-A largo plazo: (mayor a un año).

o Según la garantía:
- Personal: Es el que se concede en atención a las condiciones económicas y morales del solicitante.
- Real: Es el que se concede sobre la base de los bienes del solicitante.

Contrato de apertura de crédito: La apertura de crédito es un contrato en virtud del cual una de las partes llamada acreditante, se obliga a poner una suma de dinero a disposición de la otra denominada acreditado, o a contraer por cuenta de ésta una obligación, para que el mismo haga uso del crédito concedido por la forma y términos personales, quedando obligado a su vez, a restituir al acreditante las sumas que disponga o cubrirlo oportunamente por el importe de una obligación que contrajo y en todo caso, a pagar los intereses, comisiones, gastos y otras prestaciones que se estipulen.

Análisis y evaluación de crédito: Permite al otorgante de crédito conocer con profundidad los factores internos y externos que le afecten en su desarrollo como entre económico, sus fortalezas y debilidades así como sus necesidades financieras para así tomar una decisión profesional y oportuna en cuanta a la calidad crediticia del sujeto de análisis y determinar cual o cuales productos financieros son los que satisfacen sus necesidades.
Todos los solicitantes deben ser evaluados de acuerdo a las tres C que son:
· Carácter: se refiere al compromiso del cliente en su determinación al comprometerse a pagar. Su evaluación es subjetiva, esta sujeta a la percepción del que otorga el crédito.
· Capacidad: es una apreciación objetiva y se evalúa con estados financieros, la eficiencia de la administración y de la referencia de compañías o personas.
· Capital: el capital de una empresa son los recursos financieros que posee en el momento de solicitar un crédito.

Etapas en la concesión y administración de un crédito:
· Estudio de la solicitud: Comprende la verificación de los datos contenidos en la solicitud. Se hace con la investigación comercial (diferente de la información comercial, que es el suministro de datos sobre un cliente). Cuando el solicitante sea de cierta magnitud y/o también lo sea el monto de la solicitud de crédito, debe hacerse el análisis financiero, que nos señalará elementos muy importantes para la toma de decisiones, como son la capacidad y el capital del solicitante.
· Otorgamiento o negación del crédito: Basado en los resultados de la investigación comercial, y del análisis financiero, en las políticas de crédito de la empresa y en su propio criterio, el gerente de crédito decidirá si otorga o niega el crédito solicitado.

Documentación del crédito: Es el mecanismo legal mediante el cual se documenta una operación de crédito, pudiendo ser a través de bonos, pagarés, contratos, etc.

Titulo de crédito: Documento que consigna el otorgamiento de un crédito. Documentos provistos de ciertos requisitos, en los que se hace constar la obligación del deudor, y que queda en manos del acreedor, quien puede darlo en pago de sus propias obligaciones. Los títulos de crédito son letras de cambio, cheques, títulos de deuda pública, obligaciones de las sociedades, títulos inmobiliarios, etc.

Elementos inherentes del crédito: El otorgar crédito tiene dos elementos inherentes: si no hay confianza no hay crédito y si se otorga el crédito hay riesgo en él. Vale la pena enfatizar que la recuperación del crédito proviene de la viabilidad en la empresa y de la solvencia moral y económica del solicitante. Las garantías no constituyen sino un refuerzo adicional para la decisión del crédito pero en ningún momento sustituye la capacidad de pago del sujeto de crédito. Es preferible declinar una operación que basarla exclusivamente en garantías. Todo crédito debe tener una garantía esto es una seguridad del pago.
También pueden considerarse como elementos esenciales en un crédito, los siguientes:
· Futuro: Doy hoy un bien o servicio para ser recuperado después.
· Riesgo: En toda operación de crédito el acreedor asume la contingencia de que el deudor no le pague.
· Confianza: La etimología de la palabra crédito así lo demuestra: creditum es el participio pasado del verbo latino credere que significa tener confianza, confiar, creer.

3. Consecuencias: De los tres elementos básicos, mencionados anteriormente, se desprenden estas consecuencias:
El arte del correcto otorgamiento del crédito consiste en no correr riesgos innecesarios e irrazonables, esto se logra estudiando adecuadamente al solicitante.
El ejecutivo de crédito debe conocer hasta donde le sea posible el futuro del solicitante, ya que de él depende en gran parte el pago. Como lograrlo? Estudiando detenidamente al solicitante.
Como confiar en la palabra del solicitante, si lamentablemente, en la mayoría de los casos, ésta ya no vale? Estudiando al solicitante.

La cobranza. Consecuencia del crédito: Se le da el nombre de cobranzas al conjunto de recursos y procesos encaminados a procurar el pago oportuno, según las condiciones pactadas, en un tiempo razonable. La finalidad de la cobranza es conseguir el dinero que se le adeuda a la empresa por concepto de las mercancías entregadas, los servicios prestados y los préstamos hechos a empleados o terceras personas. En toda empresa, para que sea tal, se requiere dos elementos: El capital y El trabajo, pues, de la acción conjunta y ordenada de estos dos elementos se deriva la producción (bienes o servicios).
La producción se vende de contado o a crédito.
El dinero por recaudar, fruto de la venta a crédito, es lo que llamamos cartera.
La acción mediante la cual recuperamos la cartera es la cobranza.
Ventas y cobranzas son los dos pulmones que oxigenan y dan vida a una empresa.
La venta a crédito se hace realmente, cuando la cuenta se acaba de pagar.
Los negocios se mueven a través de la rotación de su capital. Esta rotación de capital es el número de veces que el dinero se invierte y se recupera.
En realidad de verdad y en teoría, la cobranza no debería existir. En efecto: si todos los clientes, a quienes se les ha otorgado crédito, cumplieran oportunamente con el compromiso de pagar, no sería necesario cobrar. La realidad es muy diferente: son numerosos los casos en que las cuentas son dejadas de pagar unas veces por circunstancias ajenas al cliente y otras por culpa de éste. En todos estos casos se hace necesaria la cobranza.
La cobranza es una de las funciones de la administración de la cartera y siempre que está se haga en la debida forma y que el crédito sea concedido en debida forma, la cobranza será menos necesaria y en algunos casos absolutamente inútil.

o Formas de cobro: Existen, principalmente dos formas para realizar el cobro de una deuda:
· Cobro Directo: 1. Por medio de un cobrador; 2. Por medio de los representantes.
· Cobro Indirecto: 1. Por medio de un banco; 2. Por medio de empresas especializadas en cobros.
Agencias de cobrazas: Son entidades encargadas de agilizar la gestión de cobranza a través de notificaciones a clientes que tengan obligaciones vencidas, ejerciendo presión sobre estas cuyo objetivo es la reducción de los índices de morosidad, optimizar la labor de cobranza y obtener una mayor rentabilidad.

4. Ajuste por provisión cartera o estimativo para deuda de difícil cobro: El valor de cartera está constituido por los saldos que adeudan los clientes por ventas que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se puedan recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la sección de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.
Se entiende por provisión de cartera el valor que la empresa, según análisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe provisionar.
Siempre que una empresa realice ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa una pérdida, puesto que no le será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.
El valor de las ventas a crédito no pagado por los clientes constituye una pérdida para le empresa que debe reconocerse en el resultado del ejercicio, por tanto se debe llevar como un gasto. La provisión de cartera, una vez calculada disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto.

5. Métodos para calcular el valor de la provisión: La legislación tributaria colombiana ha considerado dos métodos para el cálculo de la provisión de cartera, los cuales están contemplados en el decreto 187 de 1975 en los artículos 74 y 75:

o Provisión Individual.
Art. 74.- Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.
Para determinar la provisión de cartera por éste método, se toma el saldo que al final del año o periodo en que se haga el cálculo, y aquellas cuentas que tengan más de un año de vencimiento, se les aplica un 33% como provisión.

o Provisión General.
Art. 75.- Los contribuyentes que lleven contabilidad de causación y cuyo sistema de operaciones origine regular y permanentemente créditos a su favor tendrán derecho a que se les deduzca de su renta bruta, por concepto de provisión general para deudas de dudoso o difícil cobro, un porcentaje de la cartera vencida, así:El cinco por ciento (5%) para las deudas que en el último día del y ejercicio gravable lleven más de tres meses de vencidas sin exceder de seis (6) meses.El diez por ciento (10%) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de seis (6) meses de vencidas sin exceder de un (1) año.El quince por ciento (15%) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de un (1) año de vencidas.
Parágrafo 1. Esta deducción sólo se reconocerá cuando las deudas y la provisión estén contabilizadas y el contribuyente no haya optado por la provisión individual.Parágrafo 2. El contribuyente que en años anteriores haya solicitado la provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro y opte por la provisión general de que trata este artículo, deberá hacer los ajustes correspondientes.
Analizando el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, determinando la provisión por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento. En la medida en que transcurre el tiempo en que un cliente deje de pagar su obligación aumenta el riesgo de cobrarla, por lo cual se calcula un mayor porcentaje de provisión. Los valores y fechas de vencimiento de cada uno de los clientes se toman del libro auxiliar de vencimientos de cartera. La contabilización de la provisión se realiza mediante una nota de contabilidad que es un documento interno de la empresa.

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE 008

"Registrar la Propiedad, Planta y Equipo"

1. Activo fijo: El activo fijo es una cuenta contable que corresponde a un bien o derecho de carácter duradero, con una expectativa de duración mayor que el ciclo productivo. Son aquellos bienes y derechos que una empresa necesita para funcionar de forma duradera. Según el negocio en cuestión, será necesario contar con más activo fijo o con menos (por ejemplo, una fábrica necesita un activo fijo mucho más importante que un comerciante). Los activos fijos son poco líquidos, dado que se tardaría mucho en venderlos para conseguir dinero. Lo normal es que perduren durante mucho tiempo en la empresa. Cuando una empresa, sin embargo, tiene bienes que son con idea de venderlos o de transformarlos en otros para su venta, o bien derechos de corta duración (créditos), entonces se trata de activo circulante. Los activos fijos, si bien son duraderos, no siempre son eternos. Por ello, la contabilidad obliga a amortizar los bienes a medida que transcurre su vida normal, de forma que se refleje su valor más ajustado posible.
Las propiedades, bienes materiales o derechos que en el curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo periódico, permanente o semi-permanente, en la producción o en la fabricación de artículos para venta o la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al público en general. También se incluyen dentro del activo fijo las inversiones en acciones, bonos y valores emitidos por empresas afiliadas. El rubro de "activo fijo" denota una fijeza de propósito o intención de continuar en el uso o posesión de los bienes que comprenden; denota inmovilización al servicio del negocio. Eventualmente, tales bienes pueden ser vendidos o dados de baja ya sea porque se considera que no son útiles, porque sean reemplazados por nuevas instalaciones o por otras causas similares a las expuestas. Las erogaciones que se hagan con objeto de mejorar el valor de una propiedad o su eficacia para el servicio, pueden considerarse como inversiones fijas. Desde un punto de vista estrecho, solamente pueden capitalizarse aquellas erogaciones que tengan por objeto aumentar los ingresos o disminuir los gastos.

Categorías importantes de los Activos Fijos:
a. Activos Fijos tangibles: El término tangible denota sustancia física como es el caso de un terreno, un edificio o una máquina. Esta categoría se puede subdividir en dos clasificaciones claramente diferenciales:
*Propiedad de planta sujeta a depreciación. Se incluyen los activos fijos de vida útil limitada, tales como los edificios y equipos de oficinas.
* Terrenos. El único activo fijo que no esta sujeto a depreciación es la tierra que tiene un término ilimitado de existencia.

b. Activos intangibles: El termino activos intangibles se usa para describir activos que se utilizan en la operación del negocio pero que no tiene sustancia física y no son corrientes. Como ejemplo están las patentes, los derechos del autor, las marcas registradas, las franquicias y el good will. Los activos corrientes tales como las cuentas por cobrar o el arrendamiento prepagado, no están incluidos en la clasificación de intangibles, aunque carezcan de sustancia física.

c. Recursos Naturales: Un lugar adquirido con el fin de extraer o remover parte de un recurso valioso tal como el petróleo, minerales o madera se clasifica como un recurso natural, no como terreno. Este tipo de activo se convierte gradualmente en inventario a medida que el recurso natural se extrae del lugar. Los cuales son los que están sujetos a extinción del recurso o que se encuentran en agotamiento.

Clasificación General: Los activos fijos de una empresa se clasifican en dos grandes grupos principales.
*Bienes inmuebles: Los activos fijos de una empresa se clasifican como bienes inmuebles cuando no son trasladables, es decir, que no se pueden mover de un sitio a otro.

*Bienes muebles: Los activos fijos de una empresa se clasifican como bienes muebles cuando son trasladables, es decir, que se pueden mover de un sitio a otro.
La inmensa mayoría de los activos fijos de una empresa son bienes muebles, esto es, que se pueden trasladar o mover de un lugar a otro.
De los activos fijos muebles de una empresa se destacan:
· Los muebles y enseres
· La maquinaria y equipo
· Los vehículos.

Clasificación Contable: Para efectos contables los activos fijos, tanto muebles como inmuebles, se clasifican particularmente en dos grupos: activos no depreciables y activos depreciables.
*Activos no depreciables: Los activos no depreciables son aquellos que no sufren desgaste o demérito por el uso a que son sometidos y que por tanto no pierde un precio, al menos contablemente. Entre los activos no depreciables tenemos algunos ejemplos como son:
· Terrenos: Se estima que los terrenos no sufren desgaste por el uso a que son sometidos, ni por el transcurso del tiempo, y por esta razón se consideran no depreciables. Esta es una teoría contablemente aceptada en todo el mundo.
· Construcciones en proceso: Todo activo comienza su proceso de desgaste, de perdida de valor contable, a partir de la fecha en que la empresa comienza a usarlo para los fines del negocio, y no desde la fecha de la compra, fabricación o construcción como a veces se cree.
· Maquinaria en montaje: Cuando la maquinaria que compra o fabrica la empresa para su propio uso a un no a entrado en el proceso productivo porque apenas esta montando, o instalando, o armando, etc. no es depreciable, pues se considera que si la compañía no comienza a utilizarla, tal maquinaria no sufre desgaste ni deterioro.
· Muebles y enseres en fabricación: A igual que la maquinaria la empresa puede producir sus propios muebles o adquirirlos de otras fuentes, pero solo entran en la cuenta depreciable a partir de la fecha de la cual la empresa empieza hacer uso productivo de ellos, no antes.

*Activos depreciables: La inmensa mayoría de los activos fijos de una empresa son depreciables. Los activos fijos de la empresa que sufren desgasto o deterioro por el uso a que son sometidos o por el simple transcurso del tiempo, hacen parte de los activos depreciables.

Clasificación especial: Existen algunos fijos que exigen alguna clasificación especial para su tratamiento contable. Consideremos tres de esos activos.
· Edificios: Los edificios físicamente conforman una sola unidad con el terreno sobre el cual están construidos. Sin embargo para efectos contables es necesario separar el uno del otro, al menos teóricamente. Dentro de la contabilidad de la empresa tanto el terreno como el edificio deben llevarse en cuentas separadas.
¿Cómo lograr esta separación?: Es fácil, basta con determinar por cualquier medio contable aceptable el costo del terreno y el costo del edificio en forma separada.
· Redes de distribución: Otros activos fijos de la empresa son las redes de distribución de agua, energía, vapor, gas, etc. que generalmente van incorporadas o adheridas a los terrenos o edificios. Es conveniente independizar contablemente el costo de estos activos.
· Mejoras al terreno: Los terrenos en su natural concepción no son depreciables, sin embargo es común que a esos terrenos se le hagan mejoras tales como recubrimiento con cemento, asfalto u otro material que los proteja o los engalane. Dichas mejoras son contablemente depreciables y conviene entonces en estos casos independizarlas del costo del terreno, incluyéndolas en una cuenta auxiliar tal como “mejoras al terreno”.

2. Vida útil: La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida útil suele estimarse en años; para un vehículo, en kilómetros o millas; para una máquina, de acuerdo con las unidades de producción; para las turbinas de un avión, las horas de vuelo.
Factores que limitan la vida útil de los activos:
· Factores físicos: Desgaste producido por el uso del activo y el deterioro causado por otros motivos distintos del uso y relacionado con el tiempo.
· Factores Funcionales: Obsolescencia tecnológica, incapacidad para producir eficientemente. Insuficiencia para la capacidad actual de la empresa (expansión del negocio)
La estimación de la vida útil de un activo fijo debe ser realizada tomando en cuenta dos aspectos: el desgaste físico producido por el uso del activo y el desgaste funcional. El primero es producido por el uso de los activos y el deterioro ocasionado por motivos distintos a su uso como aquellos relacionados con el factor tiempo (óxido y corrosión de la maquinaria). Los factores funcionales se relacionan con la obsolescencia tecnológica y con la incapacidad del activo para operar con eficiencia.
En muchos casos, como las computadoraspor ejemplo, los activos pueden quedar obsoletos antes de su desgaste físico, por lo que su vida útil puede haber terminado a pesar de que se sepa que todavía permanecen en condiciones de trabajar por mucho más tiempo. Otro caso es el de una expansión del negocio, lo que origina que el activo actual no sea capaz de satisfacer en forma eficiente las necesidades de la empresa, aún cuando esté en buenas condiciones operativas.
Se entiende por vida útil el tiempo durante el cual un activo puede ser utilizado, tiempo durante el cual puede generar renta.
Toda empresa para poder operar, para poder desarrollar su objeto social requiere de una serie de activos fijos, los cuales, como consecuencia de su utilización, se desgastan hasta el punto de quedar inservibles.
Algunos activos, por su naturaleza y destinación, o por el uso que se haga de ellos, pueden tener mayor vida útil que otros.
La vida útil de un activo puede extenderse si se le hacen reparaciones y adiciones, como por ejemplo cuando se repotencia un vehículo.

3. Propiedad, Planta y Equipo: Se consideran propiedades, planta y equipo los bienes no destinados para la venta y cuya vida exceda un año. También denominados activos fijos, corresponden al grupo de activos tangibles adquiridos o fabricados por la empresa para ser utilizados en el desarrollo de su objeto social. Para ser considerados como tales, estos activos deben tener las siguientes características:
a. Que la empresa los utilice en forma permanente.
b. Que se posean para la producción de bienes o servicios.
c. Que no se adquieran con la intención de venderlos.
d. Que su vida útil sea mayor a un año.
Todos los activos clasificados dentro del grupo de propiedad, planta y equipo deben registrarse por su costo histórico, considerando además de su costo de adquisición los costos directos e indirectos como intereses, gastos de nacionalización, fletes, seguros, impuestos, corrección monetaria y diferencia en cambio causados hasta el momento en que el activo se encuentre en condiciones de utilización.
Los intereses y la corrección monetaria sólo forman parte del valor histórico, durante el período de construcción o puesta en marcha. Una vez concluida esta etapa, se consideran gastos financieros.
El valor de las propiedades, planta y equipo recibidos en cambio, permuta, donación, dación en pago o aportes de los socios, se determina por el valor convenido por las partes o mediante avalúo.

Depreciación, Agotamiento y Amortización:

1. Depreciación: La depreciación es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo en el período en el cual se estima que se utilizará. Muchas veces el concepto de la depreciación trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente:
1. La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a gastos el costo del activo de acuerdo con autovalúos realizados al fin de cada período. La depreciación es una asignación del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original.
2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida útil estimada, es decir, que no registra más depreciación para el activo. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya no se use; la mayoría de veces, las empresas continúan utilizando los activos totalmente depreciados.
3. La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciación es simplemente parte del costo del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo.
4. La depreciación no implica un movimientode efectivo pero sí afecta el efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lo tanto, la depreciación afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel de depreciación, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, también son menores.

También es definida la depreciación como el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto correspondiente desgaste que ese activo a sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso.
Al utilizar un activo, este con el tiempo se hace necesario reemplazarlo, y reemplazarlo genera un derogación, la que no puede ser cargada a los ingresos del periodo en que se reemplace el activo, puesto que ese activo genero ingresos y significo un gasto en mas de un periodo, por lo que mediante la depreciación se distribuye en varios periodos el gasto inherente al uso del activo, de esta forma solo se imputan a los ingresos los gastos en que efectivamente se incurrieron para generarlo en sus respectivos periodos.
Otra connotación que tiene la depreciación, vista desde el punto de vista financiero y económico, consiste en que, al reconocer el desgaste del activo por su uso, se va creando una especie de provisión o de reserva que al final permite ser reemplazado sin afectar la liquidez y el capital de trabajo de la empresa.

Los ajustes por inflación han sido derogados tanto para efectos contables como fiscales. Decreto 1536 de mayo de 2007 y Ley 1111 de 2006.

Registro contable: Para contabilizar la pérdida de valor de propiedades, planta y equipo, por representar un gasto para la empresa, en el asiento de ajuste se debita una cuenta de gastos y se acredita una cuenta de depreciación acumulada.
Respecto a la contabilización (forma de llevarse a la Contabilidad) de la depreciación, esta es un crédito en la cuenta del activo respectivo (1592) disminuyéndolo, y un debito en la cuenta de gastos (5160 o 5260). La depreciación que se lleva a la cuenta del activo se denomina depreciación acumulada, puesto que esta año a año se va acumulando la alícuota correspondiente hasta depreciar completamente el activo, lo que conlleva a que al final de la vida útil del activo, el valor de la depreciación acumulada sea igual al valor del activo, lo que lo deja con un saldo cero.

2. Métodos: La depreciación se calcula sobre el costo de los bienes, el cual está constituido por el precio de adquisición, incluyendo impuesto a las ventas, de aduana y otros, además de las adiciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento. Existen varios métodos para determinar el valor de la depreciación que sufren los activos fijos.

· Método de línea recta. En este método la depreciación se liquida por un valor constante para los años de vida de los activos; por tanto, su representación gráfica produce una línea recta. La fórmula utilizada para calcular el valor de la depreciación es:
o Depreciación anual = costo del activo / vida útil probable
o Depreciación mensual = costo del activo x No de meses / vida útil probable x 12
o Depreciación diaria = costo del activo x No. días / (vida útil probable x 360)
El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil]
Para utilizar este método primero determinemos la vida útil de los diferentes activos.
Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.
Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a realizar el cálculo de la depreciación.
Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000.000.
Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.
Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años
Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.
En caso de considerar valor de salvamento, se tendría la siguiente situación:
Costo-valor de salvamento
Vida útil

El factor de depreciación para cada año resulta de dividir el 100% del valor del activo por los años de vida útil.

· Método de las unidades de producción: Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos. Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.
Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida útil 20.000 unidades.
Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500
Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y así con cada periodo.

Métodos de depreciación acelerada: Estos consisten en distribuir el valor depreciable de un activo en forma descendente, es decir, una mayor proporción de su valor en los primeros años de vida de algunos activos son mas productivos y requieren menos gastos de reparación y mantenimiento. Al equilibrar los gastos periódicos de depreciación y mantenimiento de los activos a lo largo de su vida útil, en los primeros años se presentaran altos montos de depreciación y bajos gastos de mantenimiento, mientras que los últimos años la relación será inversa. Con el avance tecnológico, algunos activos tienden a hacerse obsoletos rápidamente, lo cual justifica también la necesidad de depreciarlos en forma mas acelerada.

· Suma de los dígitos de los años de los activos. Es un sistema de depreciación acelerada, según el cual los activos fijos se deprecian más durante los primeros años de vida y menos durante los últimos años. La fórmula utilizada en este método es:
Depreciación = costo x factor de depreciación.
El factor de depreciación es una fracción cuyo numerador representa los años de vida que le quedan al activo y el denominador representa la suma de los años de vida útil probable y es constante para cualquier año en que se calcule la depreciación.
Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.
La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo
Donde se tiene que:
Suma de los dígitos es igual a (V (V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.
Ahora determinemos el factor.
Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:
(5(5+1)/2(5*6)/2 = 15
Luego,5/15 = 0,3333
Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)
Para el segundo año:
4/15 = 0,2666
Luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)
Para el tercer año:
3/15 = 0,2
Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)
Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.

· Método de la reducción de saldos: Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método. La formula a utilizar es la siguiente:
Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo) 1/n
Donde n es el la vida útil del activo
Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciación, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin depreciar.
Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos:
1- (3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904
Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000
Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67
Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciación para este segundo periodo será de:
18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22
Así sucesivamente hasta el último año de vida útil.

· Método de doble saldo de declinación: Este es otro de los métodos de depreciación acelerada permitidos en nuestro medio; consiste en aplicar un factor igual al doble del aplicado en el método de línea recta, en aquellos activos que tengan una vida útil superior a cinco (5) años.
Suponiendo que a un activo con 5 años de vida útil se deprecia un 20% anual aplicando el método de línea recta, en este caso, tomando el doble, el factor por aplicar sería el 40% sobre el valor no depreciado.
El vehículo tiene un costo de $18.000.000 y no se considera valor residual o de salvamento alguno.
El cálculo de la depreciación por el primer año sería:
$18.000.000 X 40% = $7.200.000
Para el segundo año se calcula el saldo por depreciar:
$18.000.000 - $7.200.000 = $10.800.000
Se aplica el factor sobre el saldo a depreciar para el segundo año:
$10.800.000 X40% = $4.320.000
Así sucesivamente hasta el último año de vida útil.

Salidas de Propiedad, Planta y Equipo:

1. Efectos tributarios en la venta de activos fijos: La venta de activos fijos, como cualquier otra operación económica en una empresa, tiene efectos tributarios que deben ser tenidos en cuenta a la hora de vender un activo.
Sea lo primero definir activo fijo como aquel activo de la empresa que no se enajena dentro del giro ordinario, es decir, su finalidad no es ser comercialzazo, sino que ha sido adquirido o construido con el único fin de ser utilizado por la empresa para generar renta.
Frente al impuesto a las ventas, la venta de activos fijos no causa IVA por lo que quien lo venda no deberá cobrar valor alguno por concepto de IVA.
Respecto al impuesto de renta y complementarios, la venta de una activo fijo, de generar utilidad, se configura ganancia ocasional.
Para que se considere como ganancia ocasional la venta de un activo fijo, éste debe estar en manos del contribuyente por lo menos durante dos años. Si el activo dijo es vendido antes de tener dos años en propiedad del contribuyente, la utilidad obtenida se tratará como un ingreso común y corriente.
Al vender un activo fijo, se puede presentar una utilidad o una pérdida. No es utilidad el valor por el cual se enajena el activo, sino la diferencia entre el valor de enajenación y el costo fiscal del bien. Supongamos un activo cuyo costo fiscal es del $20.000.000 y se vende por $30.000.000, en este supuesto la utilidad y por consiguiente la ganancia ocasional será de $10.000.000.
Respecto de la retención en la fuente, la venta de activos fijos contempla una tarifa del 1% sobre el valor total del activo, y cuando se trata de activos fijos cuya enajenación requiere de escritura pública, la retención es responsabilidad del notario que realiza la respectiva escritura, mas no de quien hace el pago que es la regla general aplicable a la retención en la fuente.

2. Contabilización de la venta de activos fijos: La contabilización de la venta de activos fijos, en ocasiones puede resultar confusa por la presencia de la depreciación acumulada, depreciación que afecta la utilidad o pérdida en la venta de los activos. Cuando se vende un activo fijo, se pueden presentar dos situaciones: se presenta una pérdida o se presenta una utilidad. Naturalmente que hay utilidad cuando el valor de la venta supera el valor en libros del activo, y pérdida en el caso contrario.
Para determinar si hay pérdida o utilidad en la venta del activo, se ha de determinar cual es su costo o valor en libros.
El valor en libros del activo será el valor de adquisición, más adiciones y mejoras y mas ajustes por inflación cuando aun existían, menos la depreciación acumulada.
Para efectos de simplicidad trabajaremos solo con valor de adquisición menos depreciación acumulada. (Suponemos un vehículo)
Tenemos entonces:
Valor de adquisición: 10.000.000Depreciación acumulada: 6.000.000Valor en libros o valor neto 4.000.000
Suponiendo que el valor de la venta es de 7.000.000 tendremos una utilidad en venta de activos de 3.000.000.